Cesser Puertos 

La solución de Digitalización y Aprobación de Facturas de Proveedores facilita la optimización de los procesos asociados a la gestión de las facturas de los proveedores así como reducir los costes de la gestión manual, mejorar la integridad de la información y aumentar la calidad de la información de las facturas/abonos de los proveedores.

Ventajas

• Comunicación con sus datos y procesos de negocio.
• Automatice sus procesos. Desde la llegada de la factura hasta su contabilización y archivo, con un workflow eficiente para gestionar las incidencias.
• Mejore lo que tiene. Se integra con el ERP Microsoft Dynamics NAV. En cualquier formato, desde cualquier origen.
• Documentos físicos, electrónicos e imágenes, a través del correo ordinario, correo electrónico, fax,...
• Aumente la visibilidad. Mejore su cash flow y la gestión de facturas.
• Optimice el control del proceso de aprobación de facturas, mejorando la satisfacción de sus proveedores.

Este sistema está basado en 3 plataformas tecnológicas que se integran entre sí de forma sencilla y natural mediante el intercambio de datos a través de servicios web. Estas tres plataformas viene representadas por 3 soluciones informáticas de alto nivel: Software de Digitalización Certificada Invoices de ReadSoft, Microsoft Sharepoint 2010 y el ERP Microsoft Dynamics NAV. 

El proceso que lleva a cabo este sistema, permite digitalizar facturas de proveedores en papel para convertirlas en facturas electrónicas con plena validez legal. Una vez generada dicha factura, el sistema la integra con el gestor documental y flujo de trabajo Sharepoint 2010 y con el ERP Microsoft Dynamics NAV.

Digitalización de la factura y OCR

INVOICES es el software líder del mercado, ofreciendo una probada y excepcional captura y verificación de la información de las facturas de proveedores. Se integra fácilmente con todos los ERP’s del mercado, sistemas  y workflows.

En un proceso fiable y sencillo, todas las facturas se gestionan de la misma forma, independientemente del medio por el que lleguen. INVOICES ofrece unas propiedades inigualables: todos los formatos (documentos en formato XML, en formato digital, en papel, faxes) recibidos por todo tipo de medios (internet, correo ordinario, adjuntos a e-mails, faxes) son gestionados en un único proceso para la captura y verificación de su información.

INVOICES está diseñado para aprender de forma automática dónde encontrar la información relevante de la factura y para crear un perfil de factura para cada proveedor. Así, la extracción de la información es incluso más rápida y precisa con el tiempo.

Gestor documental y flujo de aprobación

Microsoft Sharepoint 2010 es la plataforma de Microsoft para la creación de soluciones colaborativas basadas en web. Uno de los puntos fuertes de dicha plataforma es la gestión que realiza de los documentos a través de bibliotecas, permitiendo administrar versiones, permisos de acceso, alertas, aprobaciones y búsquedas entre otras funcionalidades. Así mismo, Microsoft sharepoint 2010 es un excelente motor de procesos, permitiendo a partir de un documento generar un flujo de trabajo que solicite a diversos actores la aprobación de dicho documento. En el caso de las facturas de proveedores, los usuarios podrán revisar y aprobar dichos documentos desde el portal, un email o un teléfono SmartPhone. Los usuarios supervisores del proceso podrán realizar un seguimiento de las aprobaciones por medio de un panel informativo. La solución también incluye una gestión de avisos y recordatorios para que el proceso de aprobación se lleve a cabo de la forma más eficiente posible.

Integración con Microsoft Dynamics NAV

La información de las facturas recibidas, de las tareas de aprobación que se realicen y cualquier otra de introducción manual quedará finalmente reflejada en el software de gestión Dynamics NAV. La solución plantea 3 diferentes aspectos de integración entre ReadSoft y la plataforma SharePoint con el sistema NAV. Esta integración o comunicación entre los sistemas se realizará mediante servicios web que cumplan las políticas / normativas SOA.

Una vez terminadas las primeras fases del proceso (digitalización, firma electrónica, extración, validación e integración de datos OCR ) se creará en Navision un registro de “Factura de compra” y su(s) correspondiente(s) “Líneas de compra”. En el momento de creación de estos registros en NAV podrá efectuarse una comprobación de los mismos, aplicando la lógica de negocio presente en el ERP y avisando de datos faltantes y requeridos, datos erróneos o incongruentes, etc.

En el momento que el flujo de aprobación de facturas finalice, se actualizará en NAV el estado de la factura a factura aprobada o rechazada.